Perché i requisiti tecnici contano
Il DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo, documento elettronico di controllo amministrativo) non è un PDF qualsiasi. La Resolución del 5 giugno 2026 della Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (Direzione generale del trasporto su strada e ferroviario; BOE-A-2026-12784, pubblicata nel BOE del 12 giugno 2026) definisce caratteristiche molto precise di formato, dimensione, codice QR, metadati e conservazione. Se il tuo documento non le rispetta, non sarà valido in un controllo su strada.
Il contenuto dei dati resta quello del documento di controllo dell’Orden FOM/2861/2012 (articolo 6): ciò che cambia è l’involucro tecnico. L’obbligatorietà, ricordiamolo, parte il 5 ottobre 2026 in base alla disposizione transitoria ottava della Ley 9/2025. Per questo conviene verificare oggi, requisito per requisito, se lo strumento che usi —o che stai valutando— è conforme.
Il DeCA si applica ai trasporti interni (origine e destinazione in Spagna). Sono esclusi i trasporti internazionali che impiegano documenti previsti da convenzioni internazionali.
La checklist tecnica del DeCA
Questa tabella riassume ciò che richiede la norma e un modo pratico di verificarlo in qualsiasi software prima di sceglierlo o di darlo per buono:
| Requisito | Cosa richiede la norma | Come verificarlo nel tuo software |
|---|---|---|
| Formato PDF nativo | PDF con generazione nativa digitale. Non è valido il documento ottenuto dalla scansione di un cartaceo. | Genera un DeCA di prova e verifica che il testo sia selezionabile (non un’immagine scansionata) e che sia stato creato direttamente dal sistema. |
| Dimensione ≤ 5 MB | Il file non può superare i 5 MB. | Controlla la dimensione del PDF scaricato; conferma che resti sotto i 5 MB anche con più righe o allegati. |
| Codice QR con URL univoco | Codice QR obbligatorio all’interno del PDF, che punta a un indirizzo (URL) univoco. | Scansiona il QR del documento e verifica che apra un URL univoco associato a quella spedizione. |
| URL https (TLS 1.2+) senza credenziali | L’URL usa il protocollo https con TLS 1.2 o superiore e consente il download diretto del documento, senza credenziali né autenticazione, senza pulsanti intermedi né interazione manuale. | Apri l’URL del QR in un browser nuovo (senza sessione avviata): deve scaricare direttamente il PDF, iniziare con https:// e non chiedere login né di premere nulla. |
| Metadati di data/ora | Data e ora di creazione e di modifica registrate come metadati del PDF. | Controlla le proprietà del PDF (metadati del documento) e conferma che figurino data e ora di creazione e di modifica. |
| Conservazione ≥ 1 anno | Conservazione minima di un anno in un archivio proprio o esterno, con accesso degli ispettori durante il servizio. | Chiedi al fornitore dove e per quanto tempo viene conservato ogni DeCA e come vi accede l’ispezione durante il servizio. |
| Firma (AdES facoltativa) | La firma non è obbligatoria. Se inclusa, deve essere una firma elettronica avanzata (AdES) conforme al Regolamento eIDAS. | Se la tua operatività richiede la firma, conferma che il software applichi una firma elettronica avanzata conforme a eIDAS; se non la usa, non c’è problema. |
Il codice QR, punto per punto
Il codice QR è il cuore del DeCA: è ciò che permette all’ispezione di scaricare il documento all’istante. La Resolución è molto esigente su come deve comportarsi:
- Si trova all’interno del PDF e punta a un URL univoco per quel documento.
- L’URL usa il protocollo https con TLS 1.2 o superiore.
- L’URL consente il download diretto del documento, senza richiedere credenziali né autenticazione.
- Non possono esserci pulsanti intermedi né interazione manuale: aprendo l’URL, il PDF deve scaricarsi da solo.
La prova più rapida: scansiona il QR o incolla il suo URL in un browser dove non hai nessuna sessione aperta. Se il documento si scarica direttamente, il requisito è soddisfatto. Se compare una schermata di accesso, un pulsante «scarica» o un portale, non lo è. Nel controllo su strada, l’autista presenta il DeCA con il suo QR o solo il QR, quindi questo punto è critico.
Conservazione e accesso dell’ispezione
La norma non finisce quando il documento viene emesso: occorre conservarlo per almeno un anno, in un archivio proprio o esterno. Durante il servizio, gli ispettori devono poter accedere al DeCA. Trascorsi 7 giorni, l’accesso al documento potrà essere disattivato.
In pratica significa che il tuo software (o il tuo fornitore) deve garantire l’archiviazione per quell’anno e l’accesso dell’ispezione mentre il trasporto è in corso. È una domanda diretta da fare prima di scegliere: dove viene conservato ogni DeCA, per quanto tempo e come vi si accede.
Come usare questa checklist per scegliere il software
- Chiedi un’emissione di prova: genera un DeCA reale e verifica il formato PDF nativo e la dimensione ≤ 5 MB.
- Prova il QR senza sessione: scansionalo da un dispositivo senza login e conferma il download diretto via https (TLS 1.2+), senza pulsanti né credenziali.
- Ispeziona i metadati: verifica data e ora di creazione e modifica nelle proprietà del PDF.
- Chiedi della conservazione: dove e per quanto tempo viene conservato, e come vi accede l’ispezione durante il servizio.
- Chiarisci la firma: solo se ti serve, verifica che sia una firma elettronica avanzata (AdES) conforme a eIDAS.
- Conferma l’integrazione: l’ideale è che il DeCA venga generato automaticamente dall’ordine stesso, senza ridigitare i dati.
Fonti ufficiali
- Resolución del 5 giugno 2026, della Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784). boe.es
- Orden FOM/2861/2012, del 13 dicembre, sul documento di controllo amministrativo (BOE-A-2013-154). boe.es
- Ley 9/2025, del 3 dicembre, de Movilidad Sostenible (legge sulla mobilità sostenibile) (BOE-A-2025-24545). boe.es