DeCA obbligatorio dal 5 ottobre 2026: guida per essere in regola ed evitare sanzioni

Che cos'è il DeCA

Il DeCA è il Documento elettronico di Controllo Amministrativo (Documento electrónico de Control Administrativo): la versione obbligatoriamente elettronica del «documento di controllo» che già doveva accompagnare ogni spedizione di trasporto pubblico di merci su strada in Spagna. Non è un documento nuovo con dati nuovi: è lo stesso documento di controllo della Orden FOM/2861/2012, ma in formato digitale e con un codice QR che permette all'ispezione di scaricarlo all'istante.

A promuoverlo è il Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible (il Ministero dei Trasporti e della Mobilità Sostenibile spagnolo). È importante non confonderlo con i documenti sulle Accise (Impuestos Especiales, AEAT) né con la lettera di vettura internazionale: il DeCA è un documento di controllo amministrativo del trasporto su strada di ambito nazionale.

Da quando è obbligatorio e perché il 5 ottobre 2026

L'obbligo nasce dalla Ley 9/2025, del 3 dicembre, sulla Mobilità Sostenibile (BOE n. 291, del 4 dicembre 2025), entrata in vigore il 5 dicembre 2025. La sua disposizione transitoria ottava stabilisce che il documento di controllo amministrativo dovrà essere necessariamente digitale trascorsi dieci mesi dall'entrata in vigore.

Il documento di controllo amministrativo […] dovrà essere necessariamente digitale dieci mesi dopo l'entrata in vigore della presente legge.Ley 9/2025, del 3 dicembre, sulla Mobilità Sostenibile — disposizione transitoria ottava

Dieci mesi dal 5 dicembre 2025 portano al 5 ottobre 2026. Sulla stampa di settore troverai la data del «5 settembre»: corrisponde a stime precoci, anteriori alla pubblicazione definitiva. La data allineata con l'effettiva entrata in vigore della legge è il 5 ottobre 2026.

A chi si applica (e a chi no)

Il DeCA si applica al trasporto pubblico interno di merci su strada. Restano fuori:

• Il trasporto internazionale, compreso il tratto che attraversa la Spagna, che si documenta con gli strumenti delle convenzioni internazionali (lettera di vettura CMR o la sua versione elettronica, l'eCMR).
• I casi già esentati dal documento di controllo dalla Orden FOM/2861/2012: trasporti che non richiedono un titolo abilitativo, traslochi, trasporto di veicoli incidentati o in avaria e servizi di corriere espresso (pacchi), tra gli altri.

Se effettui trasporti di prodotti sfusi, in cisterna o di merci pericolose (ADR) su tratte nazionali, il DeCA si applica pienamente. La buona notizia è che la norma consente di riutilizzare il formato del documento di trasporto ADR come supporto del controllo amministrativo (lo spieghiamo in questo articolo).

Che cosa richiede tecnicamente il DeCA

Le caratteristiche sono fissate dalla Resolución del 5 giugno 2026 della Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (Direzione Generale del Trasporto su Strada e Ferroviario; BOE del 12 giugno 2026). In sintesi:

• Formato PDF nativo digitale (non vale la scansione di un documento cartaceo), con dimensione massima di 5 MB.
• Codice QR all'interno del PDF con un URL univoco sotto https:// (TLS 1.2 o superiore) che consenta il download diretto del documento senza credenziali né autenticazione.
• Metadati di data e ora di creazione e di modifica.
• Conservazione del file per almeno un anno, accessibile all'ispezione durante il servizio.
• Firma non obbligatoria; se inclusa, deve essere una firma elettronica avanzata (eIDAS).

Trovi il dettaglio completo, pensato per validare il tuo software, in Requisiti tecnici del DeCA.

Che cosa succede in un controllo su strada

Quando l'Inspección del Transporte Terrestre (l'Ispettorato del Trasporto Terrestre) o gli agenti di vigilanza lo richiedono, l'autista presenta il DeCA con il suo codice QR oppure, in mancanza, solo il codice QR. Quel QR è sufficiente perché l'ispettore scarichi il documento. Non ha più senso portare con sé blocchi di lettere di vettura cartacee per l'ambito nazionale.

Come prepararsi prima di ottobre

1. Conferma il tuo ambito: se effettui trasporto pubblico nazionale, ti riguarda. Verifica anche quali spedizioni potrebbero essere esenti.
2. Scegli come generare il DeCA: ti serve un sistema che emetta il PDF con QR conforme alla Resolución e lo pubblichi su un URL scaricabile.
3. Integra l'emissione nella tua operatività: l'ideale è che il documento si generi automaticamente dall'ordine/spedizione stessa, senza ridigitare i dati.
4. Garantisci la conservazione: conserva ogni DeCA per almeno un anno e con accesso per l'ispezione.
5. Forma i tuoi autisti: devono saper mostrare il QR dal cellulare.