VeriFactu numa empresa de transporte: o que muda de verdade ao faturar os seus fretes

Antes de mais: o VeriFactu não substitui a carta de porte nem o DeCA

É a confusão mais repetida do setor, e compreende-se: em 2026 e 2027 sobrepõem-se três digitalizações diferentes e todas falam de códigos QR. Convém separá-las de uma vez, porque dependem de administrações diferentes e cumprir uma não o isenta da outra.

Dito de outro modo: o DeCA viaja na cabina, o VeriFactu fica no escritório. Se lhe interessa o primeiro, desenvolvemo-lo em DeCA obrigatório a 5 de outubro de 2026. Aqui tratamos do segundo.

O que é o VeriFactu, numa frase de transportador

O seu programa de faturação deixa de ser um editor de documentos e passa a ser um registador. Sempre que emite uma fatura, o sistema gera em paralelo um registo de faturação de alta, encadeia-o com o hash (huella) do registo anterior e —na modalidade VERI*FACTU— envia-o à Agencia Tributaria nesse mesmo momento. A base está no Real Decreto 1007/2023 e na Orden HAC/1177/2024, que fixa as especificações técnicas.

A consequência prática cabe numa linha: uma fatura emitida já não pode ser modificada. E no transporte isso choca de frente com um hábito muito difundido.

O hábito que acaba: «entra na fatura e muda-me o preço»

Numa empresa de fretes, a fatura refaz-se constantemente. O cliente contesta uma espera, aparece uma quilometragem mal medida, o gasóleo do mês é aplicado com outro índice, ou o responsável de tráfego apercebe-se de que o frete ia à tarifa antiga. Até hoje, a solução em quase qualquer programa era abrir a fatura e corrigir o número.

Com o VeriFactu isso deixa de ser possível. O artigo 8.2.a) do Regulamento exige que, uma vez gerados e registados, os dados não possam ser alterados sem que o sistema o detete, e que qualquer correção se faça mediante um registo posterior adicional que conserve inalterado o original. Ou seja: fatura retificativa. E se a fatura estava diretamente mal emitida, um registo de faturação de anulação (artigo 11.º), que também não apaga nada: deixa constância de que aquilo foi anulado.

Uma vez gerados e registados, não possam ser alterados sem que o sistema informático o detete.Real Decreto 1007/2023 — artigo 8.2.a)

Não é um capricho do software: é o objetivo declarado da norma, acabar com o chamado software de dupla utilização. Para o tráfego diário significa que o controlo de preços e de conceitos tem de ser movido para antes da fatura, para o pedido e a guia, porque depois já não há marcha-atrás silenciosa.

O caso que mais dói: a fatura mensal agrupada por guias

A maioria das empresas de transporte não fatura frete a frete: acumula os serviços do mês e emite uma fatura por cliente, com as suas guias ou cartas de porte por trás de cada linha. Esse modelo continua a ser perfeitamente válido —o VeriFactu não obriga a faturar cada expedição—, mas muda onde está o ponto de não retorno.

• Antes de faturar, as guias são documentos internos: corrigem-se, reatribuem-se de cliente, retarifam-se e não se passa nada.
• No momento de faturar, nasce o registo de alta com o seu hash. A partir daí, mexer numa guia já faturada não corrige a fatura: obriga a uma retificativa.

Daí que a ordem de trabalho importe mais do que nunca: fechar a valorização do mês, rever, e só então faturar. Um bom sistema deveria mostrar-lhe que guias estão por valorizar antes de o deixar lançar a faturação mensal, não depois.

A autofaturação do carregador: quem cumpre quando não é você a faturar

É uma figura habitual com grandes carregadores, cooperativas e operadores logísticos: não é o transportador quem emite a fatura, mas o cliente, que autoliquida os fretes do mês e lhe envia o documento já feito. A pergunta óbvia é de quem é então a obrigação.

O artigo 6.º do Regulamento admite que as obrigações sejam cumpridas pelo destinatário da operação ou por um terceiro, mas acrescenta uma cautela que convém ler devagar: isso não isenta o obrigado tributário que realiza a prestação do serviço. Traduzido: mesmo que materialmente fature o carregador, o transportador não fica à margem. Se trabalha com autofaturação, isto entra na conversa com o seu cliente antes de 2027, não depois.

Várias sociedades a faturar: séries e numeração

O transporte está cheio de grupos com duas ou três sociedades —a de transporte, a da cisterna alugada, a da lavagem— e com séries de faturação distintas por atividade ou por delegação. O VeriFactu não o impede, mas obriga a que cada série mantenha a sua numeração correlativa e a sua cadeia de hashes própria, sem se misturarem.

É um pormenor que passa despercebido ao escolher software e que depois é caro: um sistema que trate as empresas do grupo como um simples filtro visual, e não como emitentes independentes com a sua própria numeração e o seu próprio encadeamento, dar-lhe-á um problema logo no primeiro dia. Se, além disso, cada sociedade emitir a partir do seu próprio certificado, tem de poder ser configurada em separado.

O que verá o seu cliente no PDF

Dois elementos novos, ambos obrigatórios:

• Um código QR na fatura, com o conteúdo parcial do documento. A Orden HAC/1177/2024 chega ao ponto de exigir um tamanho de entre 30 e 40 milímetros e a norma ISO/IEC 18004; o QR leva o NIF do emitente, o número da fatura, a data e o valor.
• Uma legenda, que não é a mesma nos dois casos: se o sistema remete os registos à Agencia Tributaria, a fatura leva a menção «VERI*FACTU»; se não os remete, a frase é «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» (fatura verificável na sede eletrónica da AEAT).

Com esse QR, o seu cliente pode comprovar por conta própria que a fatura que lhe enviou foi realmente declarada. É, na prática, um selo de confiança sobre a sua faturação.

Se está no SII, isto não lhe diz respeito

Convém dizê-lo cedo, porque afeta muitas empresas de transporte de certa dimensão. O artigo 3.3 do Regulamento exclui destas obrigações quem mantém os livros de registo do IVA através da sede eletrónica da Agencia Tributaria, nos termos do artigo 62.6 do Reglamento del IVA (Regulamento do IVA espanhol): os acolhidos ao Suministro Inmediato de Información (SII, Fornecimento Imediato de Informação). Se a sua empresa já está no SII —por volume de operações, por estar inscrita no REDEME ou por tributar em regime de grupo—, o VeriFactu não se lhe aplica.

E se não está mas se aproxima do limiar, vale a pena fazer as contas antes de investir em adaptar o que quer que seja.

«Software homologado pela Hacienda» não existe

Vai vê-lo em anúncios e em chamadas comerciais daqui até 2027. Não há nenhuma homologação prévia da Agencia Tributaria. O que a norma exige é outra coisa: uma declaração responsável do produtor do software (artigo 13.º), emitida por cada versão do sistema, que deve constar por escrito e de modo visível no próprio programa e ser entregue a clientes e comercializadores.

É a pergunta mais útil que pode fazer ao seu fornecedor: mostre-me a declaração responsável da versão que estou a utilizar. Se existir, tê-la-á à mão e poderá dar-lha em PDF. Se não, já sabe em que ponto está.

E não é um trâmite menor. O artigo 201 bis da Ley General Tributaria (Lei Geral Tributária espanhola), introduzido pela Ley 11/2021, sanciona com multa fixa de 150.000 euros por exercício e tipo de sistema quem fabrique ou comercialize programas que não cumpram, e com 50.000 euros por exercício a mera posse de sistemas não certificados quando o deviam estar. O segundo valor aponta ao utilizador, não ao programador.

O que pedir ao seu TMS antes de 2027

1. A declaração responsável da versão concreta que utiliza, com o seu código de sistema e o seu identificador de versão.
2. Registo de alta e de anulação gerados de forma automática ao emitir, e não como um passo manual que alguém possa esquecer.
3. Encadeamento verificável: que possa comprovar que a cadeia de hashes está íntegra, e que o sistema o avise se se quebrar.
4. Repetição do envio perante quedas. A sede da Agencia Tributaria nem sempre está disponível; o sistema deve repetir o envio por conta própria e deixar constância, sem bloquear a sua faturação do dia.
5. Numeração e certificado por sociedade, se fatura a partir de mais de uma.
6. Retificativas a sério, com o seu motivo e a sua ligação à fatura original, em vez do velho hábito de reabrir o documento.
7. Que a fatura nasça do pedido: se for preciso voltar a digitar o frete, a quilometragem ou a espera, o erro entra na mesma e agora já não se apaga.