Technische Anforderungen an das DeCA: PDF, QR-Code und Aufbewahrung

Warum die technischen Anforderungen wichtig sind

Das DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo, das spanische elektronische Verwaltungskontrolldokument) ist kein beliebiges PDF. Die Resolución de 5 de junio de 2026 der Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (Generaldirektion für Straßen- und Schienenverkehr; BOE-A-2026-12784, veröffentlicht im spanischen Amtsblatt BOE vom 12. Juni 2026) legt sehr konkrete Anforderungen an Format, Größe, QR-Code, Metadaten und Aufbewahrung fest. Erfüllt Ihr Dokument sie nicht, ist es bei einer Straßenkontrolle nicht gültig.

Der Dateninhalt bleibt der des Kontrolldokuments nach der Orden FOM/2861/2012 (Ministerialverordnung FOM/2861/2012, Artikel 6): Was sich ändert, ist die technische Hülle. Zur Erinnerung: Die Pflicht gilt seit dem 5. Oktober 2026 gemäß der achten Übergangsbestimmung (disposición transitoria octava) der Ley 9/2025 (spanisches Gesetz über nachhaltige Mobilität). Deshalb lohnt es sich, Punkt für Punkt zu prüfen, ob das Werkzeug, das Sie nutzen – oder in Betracht ziehen –, die Anforderungen erfüllt.

Das DeCA gilt für Inlandstransporte (Abgangs- und Bestimmungsort in Spanien). Ausgenommen sind internationale Transporte, die Dokumente nach internationalen Übereinkommen verwenden.

Die technische Checkliste für das DeCA

Diese Tabelle fasst zusammen, was die Vorschrift verlangt und wie Sie es in jeder Software praktisch prüfen, bevor Sie sie beauftragen oder abnehmen:

Der QR-Code im Detail

Der QR-Code ist das Herzstück des DeCA: Über ihn lädt die Kontrollbehörde das Dokument sofort herunter. Der Beschluss stellt strenge Anforderungen an sein Verhalten:

• Er steht im PDF und verweist auf eine eindeutige URL für genau dieses Dokument.
• Die URL nutzt https mit TLS 1.2 oder höher.
• Die URL ermöglicht den direkten Download des Dokuments, ohne Zugangsdaten oder Anmeldung.
• Es darf keine Zwischenschaltflächen und keine manuelle Interaktion geben: Beim Öffnen der URL muss das PDF von selbst heruntergeladen werden.

Der schnellste Test: Scannen Sie den QR-Code oder fügen Sie seine URL in einen Browser ein, in dem Sie nirgends angemeldet sind. Wird das Dokument direkt heruntergeladen, ist die Anforderung erfüllt. Erscheint eine Anmeldeseite, eine Schaltfläche „Herunterladen“ oder ein Portal, ist sie es nicht. Bei einer Straßenkontrolle legt der Fahrer das DeCA mit seinem QR-Code oder nur den QR-Code vor – dieser Punkt ist also entscheidend.

Aufbewahrung und Zugriff der Kontrollbehörde

Mit der Ausstellung ist es nicht getan: Das Dokument muss mindestens ein Jahr aufbewahrt werden, in einem eigenen oder externen Speicher. Während der Beförderung müssen die Kontrolleure auf das DeCA zugreifen können. Sieben Kalendertage nach Ende der Beförderung darf der Download über die URL deaktiviert werden.

In der Praxis heißt das: Ihre Software (oder Ihr Anbieter) muss die Speicherung über dieses Jahr und den Zugriff der Kontrollbehörde während des laufenden Transports garantieren. Eine direkte Frage, die Sie vor Vertragsabschluss stellen sollten: Wo wird jedes DeCA gespeichert, wie lange und wie greift man darauf zu?

So nutzen Sie die Checkliste bei der Softwareauswahl

1. Testausstellung anfordern: Erzeugen Sie ein echtes DeCA und prüfen Sie natives PDF-Format und Größe ≤ 5 MB.
2. QR-Code ohne Anmeldung testen: Scannen Sie ihn mit einem nicht angemeldeten Gerät und prüfen Sie den direkten Download über https (TLS 1.2+), ohne Schaltflächen oder Zugangsdaten.
3. Metadaten prüfen: Kontrollieren Sie Datum und Uhrzeit der Erstellung und Änderung in den PDF-Eigenschaften.
4. Nach der Aufbewahrung fragen: wo und wie lange gespeichert wird und wie die Kontrollbehörde während der Beförderung zugreift.
5. Signatur klären: Nur wenn Sie eine brauchen, prüfen Sie, ob es eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES) nach eIDAS ist.
6. Integration bestätigen: Idealerweise entsteht das DeCA automatisch aus dem Transportauftrag selbst, ohne Daten erneut einzutippen.