DeCA-Pflicht in Spanien ab 5. Oktober 2026: so erfüllen Sie sie und vermeiden Sanktionen

Was das DeCA ist

Das DeCA ist das Documento electrónico de Control Administrativo (elektronisches Verwaltungskontrolldokument): die verpflichtend elektronische Fassung des „Kontrolldokuments“, das in Spanien schon bisher jede Sendung im gewerblichen Straßengüterverkehr begleiten musste. Es ist kein neues Dokument mit neuen Angaben, sondern dasselbe Kontrolldokument der Orden FOM/2861/2012 (Ministerialverordnung FOM/2861/2012), nur digital und mit einem QR-Code, über den die Kontrollbehörde es sofort herunterladen kann.

Dahinter steht das spanische Ministerium für Verkehr und nachhaltige Mobilität (Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible). Es ist nicht mit den Begleitdokumenten für Verbrauchsteuern (spanische Steuerbehörde AEAT) oder mit dem internationalen Frachtbrief zu verwechseln: Das DeCA ist ein Verwaltungskontrolldokument für den Straßenverkehr mit nationalem Geltungsbereich.

Seit wann es Pflicht ist und warum der 5. Oktober 2026

Die Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible (Gesetz über nachhaltige Mobilität, veröffentlicht im spanischen Amtsblatt BOE Nr. 291 vom 4. Dezember 2025), das am 5. Dezember 2025 in Kraft trat. Seine achte Übergangsbestimmung (disposición transitoria octava) legt fest, dass das Verwaltungskontrolldokument zwingend digital sein muss, sobald zehn Monate seit diesem Inkrafttreten vergangen sind.

Das Verwaltungskontrolldokument […] muss zehn Monate nach Inkrafttreten dieses Gesetzes zwingend digital sein.Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible — disposición transitoria octava (nichtamtliche Übersetzung)

Zehn Monate ab dem 5. Dezember 2025 führen zum 5. Oktober 2026, dem Tag, an dem das DeCA zur Pflicht wurde.

Wen es betrifft (und wen nicht)

Das DeCA gilt für den gewerblichen Straßengüterverkehr innerhalb Spaniens. Nicht erfasst sind:

• Internationale Transporte, auch auf dem Abschnitt, der durch Spanien führt; sie werden mit den Dokumenten der internationalen Übereinkommen begleitet (CMR-Frachtbrief oder seine elektronische Fassung, der eCMR).
• Fälle, die nach der Orden FOM/2861/2012 schon bisher vom Kontrolldokument befreit sind, unter anderem: Transporte, für die keine Genehmigung (título habilitante) nötig ist, Umzüge, der Transport verunfallter oder liegengebliebener Fahrzeuge und Paketdienste.

Wenn Sie Schüttgut, Tanktransporte oder Gefahrgut (ADR) auf Inlandsstrecken in Spanien fahren, gilt das DeCA für Sie in vollem Umfang. Die gute Nachricht: Die Vorschrift erlaubt, das Format des ADR-Beförderungspapiers als Träger der Verwaltungskontrolle weiterzuverwenden (wir erklären das in diesem Artikel).

Was das DeCA technisch verlangt

Die Anforderungen legt die Resolución de 5 de junio de 2026 (Beschluss vom 5. Juni 2026) der Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (Generaldirektion für Straßen- und Schienenverkehr) fest, veröffentlicht im BOE vom 12. Juni 2026. Kurz gesagt:

• Nativ digital erzeugtes PDF (eingescanntes Papier gilt nicht), höchstens 5 MB groß.
• Ein QR-Code im PDF mit einer eindeutigen URL unter https:// (TLS 1.2 oder höher), die den direkten Download des Dokuments ohne Zugangsdaten oder Anmeldung ermöglicht.
• Metadaten mit Datum und Uhrzeit der Erstellung und Änderung.
• Aufbewahrung der Datei für mindestens ein Jahr, während der Beförderung für die Kontrollbehörde abrufbar.
• Signatur nicht verpflichtend; wenn vorhanden, muss es eine fortgeschrittene elektronische Signatur (eIDAS) sein.

Alle Details, gedacht zur Prüfung Ihrer Software, finden Sie unter Technische Anforderungen an das DeCA.

Was bei einer Straßenkontrolle passiert

Wenn die spanische Verkehrsinspektion (Inspección del Transporte Terrestre) oder die Kontrollbeamten es verlangen, legt der Fahrer das DeCA mit seinem QR-Code vor oder, falls das nicht möglich ist, nur den QR-Code. Dieser QR-Code genügt, damit der Kontrolleur das Dokument herunterladen kann. Blöcke mit Papierfrachtbriefen für Inlandsfahrten mitzuführen, ist damit überflüssig.

Was in den ersten Wochen geschah

In den ersten Tagen gab es Kontrollen, bei denen der Beamte das Dokument nicht öffnen konnte. Nach Angaben des spanischen Transportunternehmerverbands Fenadismer wurden Fahrer, die den QR-Code durchaus dabeihatten, mit über 400 Euro bestraft, weil die Tablets der Beamten das PDF nicht herunterladen konnten.

Am 22. Oktober 2026 wurde bekannt, dass das Verkehrsministerium Fehler im eigenen Download-System eingeräumt und die spanischen Autonomen Gemeinschaften (Regionalregierungen) gebeten hatte, die zwischen dem 5. und 19. Oktober erstatteten Anzeigen einzustellen, wenn sich das DeCA nicht herunterladen ließ. Eine allgemeine Schonfrist ist das nicht: Anzeigen aus jedem anderen Grund, etwa wegen fehlender Pflichtangaben im Dokument, werden wie üblich weiterverfolgt, und die Maßnahme gilt nur für diesen Zeitraum.

Offen ist außerdem, wer das Dokument erstellen muss. Fenadismer vertritt die Auffassung, dass dies Sache des Verladers ist, und fordert eine klare Regelung, weil manche Verlader die Erstellung – und damit auch etwaige Fehler – in der Praxis auf den Frachtführer abwälzen.

So erfüllen Sie die Pflicht und vermeiden Bußgelder

1. Geltungsbereich prüfen: Wenn Sie gewerblichen Inlandsverkehr betreiben, sind Sie verpflichtet. Prüfen Sie auch, welche Sendungen befreit sein könnten.
2. DeCA mit einem konformen System erzeugen: Es muss das PDF mit QR-Code gemäß dem Beschluss ausstellen und unter einer herunterladbaren URL bereitstellen.
3. QR-Code von außen testen: Öffnen Sie ihn mit einem beliebigen Smartphone, ohne Anmeldung und ohne Firmendaten. Das PDF muss sich direkt herunterladen – genau das macht der Beamte, und genau das scheiterte in den ersten Wochen.
4. Pflichtangaben vor der Abfahrt prüfen: Anzeigen wegen fehlender Angaben wurden nicht eingestellt.
5. Erstellung in den Ablauf integrieren: Idealerweise entsteht das Dokument automatisch aus dem Transportauftrag bzw. der Sendung selbst, ohne Daten erneut einzutippen.
6. Aufbewahrung sicherstellen: Bewahren Sie jedes DeCA mindestens ein Jahr auf, mit Zugriff für die Kontrollbehörde.
7. Fahrer schulen: Sie sollten den QR-Code auf dem Smartphone vorzeigen können und das Dokument heruntergeladen dabeihaben, falls kein Netz verfügbar ist.