VeriFactu in einem Transportunternehmen: was sich bei der Abrechnung Ihrer Frachten wirklich ändert

Vorweg: VeriFactu ersetzt weder den Frachtbrief noch das DeCA

Das ist die häufigste Verwechslung in der Branche, und sie ist verständlich: 2026 und 2027 überschneiden sich drei verschiedene Digitalisierungsvorhaben, und alle reden von QR-Codes. Es lohnt sich, sie ein für alle Mal auseinanderzuhalten, denn sie unterstehen unterschiedlichen Behörden, und wer die eine Pflicht erfüllt, ist von der anderen nicht befreit.

Anders gesagt: Das DeCA fährt in der Kabine mit, VeriFactu bleibt im Büro. Wenn Sie sich für Ersteres interessieren: Wir behandeln es in DeCA ab 5. Oktober 2026 Pflicht. Hier geht es um Letzteres.

Was VeriFactu ist – in den Worten eines Transportunternehmers

Ihr Rechnungsprogramm ist kein Dokumenteneditor mehr, sondern wird zum Registrierer. Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung ausstellen, erzeugt das System parallel einen registro de facturación de alta (Datensatz zur Rechnungsausstellung), verkettet ihn mit dem Hash des vorherigen Datensatzes und sendet ihn – in der Modalität VERI*FACTU – im selben Moment an die Agencia Tributaria. Grundlage sind das Real Decreto 1007/2023 (Königliches Dekret) und die Orden HAC/1177/2024 (Ministerialerlass), die die technischen Spezifikationen festlegt.

Die praktische Folge passt in eine Zeile: Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Und im Transport kollidiert das frontal mit einer weit verbreiteten Gewohnheit.

Eine Gewohnheit, die endet: „Geh mal in die Rechnung und ändere den Preis“

In einem Transportunternehmen werden Rechnungen ständig neu gemacht. Der Kunde beanstandet eine Wartezeit, eine Kilometerangabe stellt sich als falsch heraus, der Dieselzuschlag des Monats wird nach einem anderen Index berechnet, oder der Disponent merkt, dass die Fracht zum alten Tarif abgerechnet wurde. Bisher bestand die Lösung in fast jedem Programm darin, die Rechnung zu öffnen und die Zahl zu korrigieren.

Mit VeriFactu ist das nicht mehr möglich. Artikel 8.2.a) der Verordnung (Reglamento) verlangt, dass die Daten, einmal erzeugt und erfasst, nicht verändert werden können, ohne dass das System es erkennt, und dass jede Korrektur über einen zusätzlichen, späteren Datensatz erfolgt, der das Original unverändert lässt. Also: Korrekturrechnung (factura rectificativa). Und wenn die Rechnung schlicht falsch ausgestellt war, ein registro de facturación de anulación (Stornodatensatz, Artikel 11), der ebenfalls nichts löscht: Er hält fest, dass die Rechnung storniert wurde.

Einmal erzeugt und erfasst, dürfen sie nicht verändert werden können, ohne dass das EDV-System es erkennt.Real Decreto 1007/2023 — Artikel 8.2.a)

Das ist keine Laune der Software, sondern das erklärte Ziel der Vorschrift: Schluss mit der sogenannten Dual-Use-Software. Für die tägliche Disposition heißt das: Die Kontrolle von Preisen und Positionen muss vor die Rechnung wandern, in den Auftrag und den Lieferschein, denn danach gibt es kein stilles Zurück mehr.

Der schmerzhafteste Fall: die monatliche Sammelrechnung über Lieferscheine

Die meisten Transportunternehmen fakturieren nicht Fracht für Fracht: Sie sammeln die Leistungen des Monats und stellen eine Rechnung pro Kunde aus, mit den Lieferscheinen oder Frachtbriefen hinter jeder Position. Dieses Modell bleibt völlig zulässig – VeriFactu verlangt nicht, jede Sendung einzeln abzurechnen –, aber es verschiebt den Punkt, ab dem es kein Zurück mehr gibt.

• Vor der Rechnungsstellung sind Lieferscheine interne Dokumente: Sie werden korrigiert, einem anderen Kunden zugeordnet, neu tarifiert, und nichts passiert.
• Im Moment der Rechnungsstellung entsteht der Ausstellungsdatensatz mit seinem Hash. Ab dann repariert die Änderung eines bereits abgerechneten Lieferscheins nicht die Rechnung: Sie erzwingt eine Korrekturrechnung.

Deshalb ist die Reihenfolge wichtiger denn je: die Bewertung des Monats abschließen, prüfen und erst dann fakturieren. Ein gutes System sollte Ihnen zeigen, welche Lieferscheine noch nicht bewertet sind, bevor es Sie die Monatsabrechnung starten lässt, nicht danach.

Gutschrift durch den Verlader: Wer ist verpflichtet, wenn nicht Sie die Rechnung ausstellen?

Bei großen Verladern, Genossenschaften und Logistikdienstleistern ist das üblich: Nicht der Frachtführer stellt die Rechnung aus, sondern der Kunde, der die Frachten des Monats selbst abrechnet und Ihnen das fertige Dokument schickt. Die naheliegende Frage: Wessen Pflicht ist es dann?

Artikel 6 der Verordnung lässt zu, dass die Pflichten vom Empfänger der Leistung oder von einem Dritten erfüllt werden, fügt aber einen Vorbehalt hinzu, den man langsam lesen sollte: Das befreit nicht den Steuerpflichtigen, der die Leistung erbringt. Übersetzt: Auch wenn faktisch der Verlader die Rechnung ausstellt, bleibt der Frachtführer in der Verantwortung. Wenn Sie mit Gutschriften arbeiten, gehört das Thema vor 2027 ins Gespräch mit Ihrem Kunden, nicht danach.

Mehrere Gesellschaften fakturieren: Serien und Nummerierung

Im Transport gibt es viele Gruppen mit zwei oder drei Gesellschaften – die Transportgesellschaft, die für die gemieteten Tankauflieger, die für die Tankreinigungsanlage – und mit unterschiedlichen Rechnungsserien je Tätigkeit oder Niederlassung. VeriFactu verhindert das nicht. Jede Serie behält wie bisher ihre fortlaufende Nummerierung, aber die Hash-Kette läuft nicht pro Serie: Jede Gesellschaft – jede Steuernummer (NIF) des Ausstellers – führt eine einzige eigene Hash-Kette, die die Datensätze all ihrer Serien in zeitlicher Reihenfolge verbindet, ohne Vermischung mit den anderen Gesellschaften (Artikel 2 der Orden HAC/1177/2024).

Ein Detail, das bei der Softwareauswahl übersehen wird und später teuer ist: Ein System, das die Gesellschaften der Gruppe als bloßen Anzeigefilter behandelt und nicht als eigenständige Aussteller mit eigener Nummerierung und eigener Verkettung, bereitet Ihnen vom ersten Tag an Probleme. Und wenn jede Gesellschaft mit ihrem eigenen Zertifikat ausstellt, muss sich das getrennt konfigurieren lassen.

Was Ihr Kunde im PDF sieht

Zwei neue Elemente: das erste auf jeder Rechnung, das zweite nur in der Modalität VERI*FACTU:

• Ein QR-Code auf der Rechnung mit einem Teil des Dokumentinhalts. Die Orden HAC/1177/2024 schreibt sogar eine Größe zwischen 30 und 40 Millimetern und die Norm ISO/IEC 18004 vor; der QR-Code enthält die NIF (spanische Steuernummer) des Ausstellers, die Rechnungsnummer, das Datum und den Betrag.
• Ein Vermerk, nur wenn das System die Datensätze an die Agencia Tributaria übermittelt (Modalität VERI*FACTU): der Satz „Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT“ (im Online-Portal der AEAT überprüfbare Rechnung) oder „VERI*FACTU“. Übermittelt es sie nicht, trägt die Rechnung nur den QR-Code, ohne Vermerk.

In der Modalität VERI*FACTU kann Ihr Kunde mit diesem QR-Code selbst prüfen, ob die Rechnung, die Sie ihm geschickt haben, tatsächlich gemeldet wurde. In der Praxis ist das ein Vertrauenssiegel für Ihre Rechnungsstellung.

Wenn Sie im SII sind, betrifft Sie das nicht

Das sollte man früh sagen, denn es betrifft viele Transportunternehmen ab einer gewissen Größe. Artikel 3.3 der Verordnung nimmt diejenigen von diesen Pflichten aus, die ihre Umsatzsteuerbücher gemäß Artikel 62.6 des Reglamento del IVA (spanische Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) über das Online-Portal der Agencia Tributaria führen: die Teilnehmer am Suministro Inmediato de Información (SII, sofortige Übermittlung von Umsatzsteuerdaten). Ist Ihr Unternehmen bereits im SII – wegen seines Umsatzvolumens, weil es im REDEME (Register für monatliche Umsatzsteuererstattung) eingetragen ist oder weil es als Unternehmensgruppe besteuert wird –, gilt VeriFactu für Sie nicht.

Und wenn Sie es nicht sind, sich aber der Schwelle nähern, lohnt es sich, nachzurechnen, bevor Sie in irgendeine Anpassung investieren.

„Von der spanischen Finanzverwaltung zugelassene Software“ gibt es nicht

Sie werden es bis 2027 in Anzeigen und Verkaufsgesprächen hören. Es gibt keine Vorabzulassung durch die Agencia Tributaria. Die Vorschrift verlangt etwas anderes: eine declaración responsable (Konformitätserklärung) des Softwareherstellers (Artikel 13), abgegeben für jede Version des Systems, die schriftlich und sichtbar im Programm selbst stehen und Kunden und Vertriebspartnern ausgehändigt werden muss.

Das ist die nützlichste Frage an Ihren Anbieter: Zeigen Sie mir die Konformitätserklärung der Version, die ich nutze. Wenn es sie gibt, hat er sie griffbereit und kann sie Ihnen als PDF geben. Wenn nicht, wissen Sie, woran Sie sind.

Und das ist keine Nebensächlichkeit. Artikel 201 bis der Ley General Tributaria (spanische Abgabenordnung), eingeführt durch die Ley 11/2021, ahndet Herstellung oder Vertrieb nicht konformer Programme mit einer festen Geldbuße von 150.000 Euro je Geschäftsjahr und Systemart und den bloßen Besitz nicht zertifizierter Systeme, die zertifiziert sein müssten, mit 50.000 Euro je Geschäftsjahr. Die zweite Zahl zielt auf den Nutzer, nicht auf den Entwickler.

Was Ihr TMS vor 2027 können muss

1. Die Konformitätserklärung für genau die Version, die Sie nutzen, mit Systemcode und Versionskennung.
2. Ausstellungs- und Stornodatensätze, die beim Ausstellen automatisch erzeugt werden, nicht als manueller Schritt, den jemand vergessen kann.
3. Überprüfbare Verkettung: Sie können prüfen, ob die Hash-Kette intakt ist, und das System warnt Sie, wenn sie bricht.
4. Wiederholung bei Ausfällen. Das Portal der Agencia Tributaria ist nicht immer erreichbar; das System muss die Übermittlung selbstständig wiederholen und dies dokumentieren, ohne Ihre Tagesfakturierung zu blockieren.
5. Nummerierung und Zertifikat je Gesellschaft, wenn Sie aus mehreren heraus fakturieren.
6. Echte Korrekturrechnungen mit Begründung und Verweis auf die Originalrechnung, statt der alten Gewohnheit, das Dokument wieder zu öffnen.
7. Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag: Müssen Fracht, Kilometer oder Wartezeit neu eingetippt werden, schleichen sich Fehler trotzdem ein – und jetzt lassen sie sich nicht mehr löschen.