VeriFactu oder SII: was für Sie gilt, worin sie sich unterscheiden und was passiert, wenn Sie die Schwelle überschreiten

Woher die Verwechslung kommt

Beide Systeme sorgen dafür, dass die Agencia Tributaria (spanische Steuerbehörde) Ihre Rechnungen sieht, bevor Sie irgendeine Erklärung abgeben, beide laufen über ihr Online-Portal, und beide werden mit demselben „Echtzeit“-Vokabular beworben. Kein Wunder, dass man sie verwechselt. Aber sie sind weder zur selben Zeit entstanden noch, um dasselbe Problem zu lösen.

Das SII (Suministro Inmediato de Información, sofortige Übermittlung von Umsatzsteuerdaten) kam 2017, um Schluss zu machen mit nachträglich eingereichten Umsatzsteuerbüchern: Es meldet Umsätze. VeriFactu kommt 2027, um Schluss zu machen mit Dual-Use-Software: Es regelt, wie Ihr Programm die Rechnung erzeugt. Das eine schaut auf die Daten, das andere auf das Werkzeug.

Der Vergleich, Punkt für Punkt

Der eigentliche Unterschied: Daten oder Werkzeug

Hier lohnt es sich innezuhalten, denn das erklärt alles Weitere.

Das SII ist eine Meldepflicht. Es interessiert sich dafür, welche Umsätze Sie getätigt haben, und schließt deshalb auch die Rechnungen ein, die Sie erhalten: Die Agencia Tributaria will Ihre Vorsteuer mit der von Ihrem Lieferanten ausgewiesenen Umsatzsteuer abgleichen. Ihr Programm ist nur Mittel zum Zweck; wie es intern gebaut ist, regelt die Vorschrift nicht.

VeriFactu ist eine Pflicht, die das System betrifft. Ihre Einkäufe interessieren es nicht. Es geht darum, dass die Rechnung, die Sie ausstellen, nachträglich nicht verändert werden kann: Ausstellungsdatensatz, per Hash verkettet, Stornodatensatz, wenn nötig, und keine Möglichkeit, etwas spurlos zu löschen. Deshalb hat VeriFactu eine Konformitätserklärung des Herstellers und eine eigene Sanktionsregelung – Artikel 201 bis der Ley General Tributaria (spanische Abgabenordnung) –, das SII nicht.

Wie Sie erkennen, auf welcher Seite Sie stehen

Die richtige Frage lautet nicht „Gilt VeriFactu für mich?“, sondern „Wie führe ich die Umsatzsteuer ab?“. Reichen Sie das Modelo 303 (spanische Umsatzsteuer-Voranmeldung) monatlich ein, sind Sie im SII. Reichen Sie es vierteljährlich ein, sind Sie es nicht, und dann betrifft Sie VeriFactu ab 2027.

Sie melden monatlich – und sind damit im SII –, wenn einer dieser drei Fälle zutrifft:

• Ihr Umsatzvolumen (volumen de operaciones) im vorangegangenen Kalenderjahr lag über 6.010.121,04 Euro. Das ist die Schwelle für „Großunternehmen“ nach Artikel 71.3 des Reglamento del IVA (spanische Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).
• Sie sind im REDEME eingetragen, dem Register für die monatliche Umsatzsteuererstattung.
• Sie werden nach der Sonderregelung für Unternehmensgruppen (régimen especial del grupo de entidades) besteuert.

Sie können dem SII auch freiwillig per Erklärung zum Steuerregister (declaración censal) beigetreten sein; das tun Unternehmen, die die monatliche Erstattung vorziehen und dafür die Vier-Tage-Disziplin in Kauf nehmen.

Der Fall, den niemand einplant: das Jahr, in dem Sie die Schwelle überschreiten

Hier liegt der eigentliche Grund für diesen Artikel. Ein wachsendes Transportunternehmen – es nimmt Zugmaschinen hinzu, gewinnt eine große Relation, übernimmt einen Wettbewerber – kann von fünf Millionen Umsatz auf über sechs kommen. Und dann:

1. In dem Jahr, in dem Sie 6.010.121,04 Euro überschreiten, passiert zunächst nichts.
2. Im Folgejahr werden Sie zum Großunternehmen: monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung und Eintritt ins SII.
3. Am selben Tag verlassen Sie durch den Ausschluss in Artikel 3.3 den Anwendungsbereich von VeriFactu.

Und auch der umgekehrte Weg kommt vor: Sinkt der Umsatz wieder, melden Sie wieder vierteljährlich, und VeriFactu gilt erneut für Sie. Das ist kein Laborfall; in einer Branche mit knappen Margen und Verträgen, die komplett gewonnen oder verloren werden, ist es völlig normal, die Schwelle in beide Richtungen zu überschreiten.

Die praktische Folge ist unangenehm, wenn Sie sich an eine Software gebunden haben, die nur eines von beiden kann: Ein Wechsel des Steuerregimes sollte Sie nicht zwingen, Ihr Rechnungsprogramm zu wechseln.

Was sich bei keinem der beiden ändert

Etwas Gelassenheit hilft: Weder das SII noch VeriFactu berühren das Wesentliche der Rechnungsstellung. Sie stellen weiterhin Rechnungen mit dem Inhalt aus, den das Reglamento de facturación (spanische Rechnungsverordnung) vorschreibt, halten weiterhin die Ausstellungsfristen ein, bewahren die Dokumente weiterhin auf und geben weiterhin Ihre Steuererklärungen ab. Was sich ändert, ist, wann die Verwaltung es sieht, und bei VeriFactu, mit welchem Werkzeug Sie es tun.

Auch an den Transportdokumenten ändert sich nichts: Der Frachtbrief, das DeCA und der eCMR laufen getrennt davon – das DeCA beim Ministerio de Transportes (spanisches Verkehrsministerium), der eCMR nach dem CMR-Übereinkommen und seinem Zusatzprotokoll – und wissen nichts von Ihrem Umsatzsteuerregime. Mehr dazu in VeriFactu in einem Transportunternehmen.

Was Ihre Software leisten sollte, egal wo Ihr Unternehmen steht

1. Beide Wege umgesetzt, nicht einer versprochen. Ein Regimewechsel sollte eine Einstellung sein, kein Projekt.
2. Auch Eingangsrechnungen: Das SII verlangt sie, also muss Ihr System die Lieferantenrechnung mit ihrem Buchungsdatum erfassen, nicht nur Ihre eigenen.
3. Wiederholung und Nachverfolgbarkeit der Übermittlungen. Vier Tage wirken lang, bis das Portal an einem Freitag nicht antwortet.
4. Eine einzige Datenquelle: Entsteht die Rechnung aus Auftrag und Lieferschein, ist das, was übermittelt wird, dasselbe wie das, was Sie berechnet haben.